]]>
Документы, которые работник предоставляет обязательно работодателю
Для официального трудоустройство ФЛП должно получить от будущего сотрудника следующие документы:
Паспорт или ID-карта
РНОКПП (ИНН): регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (или отметка об отказе от него в паспорте).
Трудовая книжка или сведения о стаже: работник может предоставить бумажную трудовую книжку (если она до сих пор есть). До 10 июня 2026 года продолжается переходный период оцифровки бумажных книг и полный переход на электронные трудовые книжки. То есть бумажных книг уже не будет в обороте.
Заявление о принятии на работу: пишется работником собственноручно или по шаблону. При увольнении – заявление на увольнение от работника.
Дополнительные документы (при необходимости):
◦ Диплом или сертификат по образованию (если должность требует определенной квалификации).
◦ Медицинская справка/книга (для пищевой сферы, образования, медицины и т.п.).
◦ Документы о праве на льготы (инвалидность, ВПЛ, наличие детей для налоговой льготы).
Действия по военному учету
ФЛП-работодатель в 2026 году не обязан вести военный учет и представлять информацию в ТЦК, и для ФЛП отсутствуют штрафы за неведение такого учета.
Обязательные кадровые документы
Сообщение к ДПС. Перед началом работы нового сотрудника обязательно подается уведомление о принятии на работу в налоговую службу.
Кадровые приказы: на принятие работника на работу, на увольнение, на смену окладов, на отпуска, командировки, премирования и т.п..
Трудовой договор. Для ФЛП заключения трудового договора в письменной форме есть общим обязательным требованием. Хотя во время действия военного положения разрешена устная форма, специалисты настоятельно рекомендуют использовать письменную или электронную форму договора.
График отпусков. Это обязательный документ, в котором должны быть зафиксированы все основные отпуска работников.
Табель учета использования рабочего времени. Обязателен для ежемесячного заполнения (типичная форма П-5).
Документы об оплате труда. Необходимо хранить сведения о начислении и выплате заработной платы.
Документы, требуемые при проверке Гоструда
Штатное расписание для ФЛП не строго обязательно по закону, но его наличие настоятельно рекомендуется для упорядочения работы и прохождения проверок Гоструда.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Документ должен быть у каждого работодателя. Обычно их разрабатывают, если в ФЛП работает трое и более человек. ПВТР должны быть утверждены протоколом общего собрания трудового коллектива.
Дополнительные кадровые документы
• Должностные (рабочие) инструкции. Разрабатываются для каждой должности, указанной в штатном расписании. Они защищают работодателя от претензий работников по объему их обязанностей.
• Личная карточка П-2. По разъяснениям Гоструда, она больше не строго обязательнойОднако эксперты советуют продолжать ее ведение, поскольку закон требует вести учет отпусков, а П-2 является самым удобным инструментом для этого.
• Журналы регистрации. ФЛП должен вести журналы регистрации приказов (по кадровым вопросам длительного и временного хранения) и заявлений работников.
• Электронные трудовые книжки (ЭТК). В 2026 году идет переходный период оцифровки трудовых книжек (до 10 июня 2026 года). Бумажная книга может использоваться по желанию работника для внесения записей, но хранится у самого работника.
Сроки хранения кадровых документов:
Приказы по личному составу (принятие, увольнение), Трудовые договоры, дополнительные соглашения 75 лет после увольнения работника. Табели учета рабочего времени – 1 год (но лучше держать подольше на случай проверки). Графики отпусков – 1 год.
]]>http://assets-buh.com.ua/ru/kadrovi-dokumenti-u-fop-2026/feed/0Кадровые документы, которые должны быть у ФЛП-работодателя
http://assets-buh.com.ua/ru/kadrovi-dokumenty/
http://assets-buh.com.ua/ru/kadrovi-dokumenty/#respondTue, 07 Feb 2023 17:03:49 +0000https://assets-buh.com.ua/?p=1854Часть 1 Заявление на принятие/увольнение (работник пишет от руки); Уведомление в ГФС о принятии на работу – делается один раз при приеме на работу; Штатное расписание - делается каждый раз, когда есть изменения в количестве работников; Приказы по кадровым вопросам длительного хранения (на принятие, увольнение, командировку); Табели учета использования рабочего времени – производится ежемесячно; Документы […]
Заявление на принятие/увольнение (работник пишет от руки);
Уведомление в ГФС о принятии на работу – делается один раз при приеме на работу;
Штатное расписание - делается каждый раз, когда есть изменения в количестве работников;
Приказы по кадровым вопросам длительного хранения (на принятие, увольнение, командировки);
Табели учета использования рабочего времени – производится ежемесячно;
Документы о начислении и выплате заработной платы, в т. ч. при увольнении, оплате; временной нетрудоспособности (сведения начисления ЗП) – делается ежемесячно.
Часть 2
Письменные трудовые договоры – производится один раз при приеме на работу;
Личные карточки (типичная форма № П-2) – делается один раз при приеме на работу;
График отпусков – делается 1 раз в год и меняется, когда есть изменения в количестве сотрудников;
Должностные (рабочие) инструкции работников.
Часть 3
Приказы по кадровым вопросам временного хранения (о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскание; предоставление ежегодных отпусков и отпусков в связи с обучением (утверждение графика отпусков и при необходимости внесения изменений в него, предоставление дополнительных социальных отпусков работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - инвалида с детства подгруппы А І группы);
правила внутреннего распорядка;
Графики сменности (примечание: если есть работа сменами);
Журнал регистрации трудовых договоров + заполнение;
Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения+заполнения;
Журнал регистрации приказов временного хранения;
Журнал учета лицевых карт (или Журнал принятия работников);
Положение об оплате труда.
Часть 4
Если наемных более 8 человек:
Отчеты о трудоустройстве лиц с инвалидностью (форма №10-ПИ) (примечание: если ФЛП имеет 8 и более работников)
Другое:
Документы о создании и деятельности комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию;
Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию/решению уполномоченного;
Отчеты о наличии вакансий (форма №3-НН);
Журнал учета работников, не достигших 18 лет (примечание: если есть несовершеннолетние работники)
Если вам необходима консультация или бухгалтерское обслуживание, оставьте заявку и мы свяжемся с вами.