Основным документом, регулирующим требования к «первичке», является статья 44 Налогового кодекса Украины (НКУ), обязывающей налогоплательщиков вести учет доходов и расходов на основании первичных документов.

Основной пакет документов для ФЛП включает:

• Для подтверждения доходов: банковские выписки (самый надежный безналичный документ), договоры с контрагентами, акты предоставленных услуг или выполненных работ, фискальные чеки РРО/ПРРО.

• Для доказательства издержек и происхождения продукта (касается ФЛП, которые должны вести учет товарных запасов): расходные и товарно-транспортные накладные, акты закупки (если товар куплен в физлиц), таможенные декларации (для импорта) и фискальные чеки от поставщиков.

Учет товарных запасов: 

• Кто обязан вести: ФЛП на общей системе, плательщики НДС, а также «единщики», торгующие «рисковыми» товарами: технически сложными бытовыми товарами (электроника), лекарственными средствами, ювелирными изделиями и подакцизными товарами.

• Требования: такие предприниматели должны иметь описание остатка товаров до начала учета и первичные документы на каждое поступление товара непосредственно в месте продажи.

Сроки и правила хранения

• Минимальный срок: составляет 1095 дней (3 года) со дня представления отчетности, для которой эти документы использовались.

• Особые сроки: документы по операциям с нерезидентами хранятся 1825 дней (5 лет), а в отношении трансфертного ценообразования 2555 дней (7 лет).

• Электронный формат: разрешается вести учет в электронной форме, если документы доступны для просмотра и копирования контролирующими органами.

📌 Штрафы за отсутствие документов: 

• первое нарушение - 1020 грн, 
• повторное в течение года - 2040 грн. 

Если не ответить на запрос ГНС, штраф — примерно одна минимальная зарплата.

За отсутствие документов на рисковые товары (техника, лекарства, ювелирные изделия) могут оштрафовать на 100% стоимости всего товара.

Восстановление и утрата документов 

Если документы потеряны (в частности из-за пожара или кражи), ФЛП обязан:

• Письменно сообщить ДПС в течение 5 дней.
• Восстановить документы в течение 90 календарных дней.

Особые условия во время войны: для ФЛП, действовавших на территориях активных боевых действий или оккупированных территориях и потерявших документы, предусмотрен специальный порядок подтверждения данных отчетности без применения штрафов при невозможности их вывоза или восстановления.