Які правила визнання доходів і витрат на загальній системі

Доходи і витрати для підприємців на загальній системі оподаткування мають свої особливі правила визначення. Давайте розглянемо їх детальніше:

1. Визнання доходу: Згідно з касовим методом, дохід визнається на дату фактичного отримання оплати за відвантажені товари або надані послуги. Це означає, що дохід ФОПа враховується лише після отримання оплати на розрахунковий рахунок або в касу. При підписанні накладних або актів приймання-передачі робіт у ФОПа доходу не враховується.

2. Попередня оплата (аванс): Отримана попередня оплата (аванс) також вважається доходом. Це означає, що сума попередньої оплати, отриманої за товари, роботи або послуги, які будуть постачатися (надаватися) у майбутньому, підлягає включенню до доходу за період отримання авансу.

3. Негрошова компенсація: ФОП може отримувати компенсацію у формі негрошових платежів, таких як натуральна оплата або бартер. У загальній системі оподаткування це дозволено, відрізняючи її від спрощеної системи, де така форма оплати заборонена.

4. Документальне підтвердження витрат: Для визнання будь-яких витрат необхідне наявність документального підтвердження. Це можуть бути документи, що підтверджують закупівлю матеріалів, витрати на заробітну плату або амортизацію основних засобів.

5. Оплачені витрати: Всі витрати повинні бути оплачені, щоб їх визнавали. Це означає, що для визнання витрат необхідно не лише мати належну документацію, таку як накладні або акти приймання-передачі, але й документи, що підтверджують їх оплату, такі як платіжні доручення, квитанції до прибуткових касових ордерів, фіскальні чеки або акти закупівлі.

6. Пов’язаність витрат з отриманим доходом: Витрати повинні бути пов’язані з отриманим доходом. Це означає, що витрати, здійснені для здійснення операцій, які ще не принесли доходу, не можуть бути визнані. Навіть якщо витрати вже оплачені, вони враховуються лише після отримання відповідного доходу.

7. Перелік витрат: Витрати, щоб бути визнаними, повинні відповідати переліку витрат, визначеному пунктом 177.4 Податкового кодексу. У цьому переліку зазначені типові витрати, які можуть бути враховані при обчисленні оподатковуваного прибутку підприємця.

Окрім цього, з 2017 року підприємцям на загальній системі оподаткування дозволено нараховувати амортизацію основних засобів та нематеріальних активів. Проте, встановлені строки використання ФОПами згідно з підпунктом 177.4.9 Податкового кодексу, а метод амортизації може бути лише прямолінійним. Важливо зауважити, що деякі основні засоби, такі як земельні ділянки, об’єкти житлової нерухомості, легкові та вантажні автомобілі, не підлягають амортизації для ФОПів.

Відповідне дотримання цих правил є важливим для забезпечення правильного обліку фінансової діяльності та уникнення податкових проблем.

Практичні приклади

Приклад 1: Витрати фактично понесені в поточному періоді, а дохід отримано в наступному

Уявімо, що ФОП придбав товари 29.07.2021, але продає їх та отримує гроші на свій банківський рахунок за ці товари 05.08.2021. Питання полягає в тому, на яку дату потрібно показати ці витрати й доходи.Якщо витрати фактично понесені в поточному періоді, а дохід отриманий в наступному, то вони повинні бути записані в типовій формі обліку у наступному періоді (графа 6).

За касовим методом, дохід відображається на дату фактичного надходження грошових коштів — 05.08.2021 (графа 2 типової форми). Однак, щодо витрат, вони мають задовольняти дві вимоги: витрати повинні бути оплачені та пов’язані з отриманим доходом. У цьому конкретному прикладі, витрати були оплачені 29.07.2021, але до  29.07.2021 ФОП не отримав доходу в зв’язку з цими витратами. Отримання доходу відбулося тільки 05.08.2021, коли товари були перепродані. Отже, витрати необхідно відобразити у звітному періоді, коли вони були пов’язані з отриманим доходом (графа 6).

Приклад 2: Витрати оплачуються пізніше доходу

Припустимо, що ФОП отримує дохід (оплату) за товари, які ще не були відвантажені та не придбані у І кварталі, але оплачує їх у ІІ кварталі. У такому випадку, цей дохід фактично є попередньою оплатою. Згідно з роз’ясненнями Державної податкової служби (ДПС), ФОП повинен відобразити цей дохід у типовій формі обліку за підсумками дня по факту отримання доходу, тобто у І кварталі (графа 2). Одночасно, ФОП показує витрати за підсумками дня по факту їх понесення на підставі первинних документів, тобто у ІІ кварталі (графа 6, категорія 108.08 ЗІР).

Таким чином, принцип пов’язаності витрат дотримується: дохід уже визнаний, тому можна визнати витрати, які здійснюються для забезпечення цього доходу, хоча й пізніше, але по факту їх оплати.

Приклад 3: Витрати прямо не пов’язані з отриманим доходом

Уявімо, що підприємець протягом місяця не отримував дохід, але здійснив оплату комунальних платежів 20 березня. Витрати на оплату комунальних послуг у типовій формі обліку є іншими витратами (графа 9). Ці витрати прямо не можна пов’язати з отриманням конкретного доходу від реалізації товарів чи послуг. Однак, вони опосередковано пов’язані з господарською діяльністю та належать до витрат згідно з пунктом 177.4 Податкового кодексу (оплата послуг). Тому ці витрати можна визнати на дату їх сплати, тобто 20 березня. Аналогічно, для послуг зв’язку, оплати оренди, виплати зарплати, ЄСВ “за себе” та найманих працівників необхідно відображати ці витрати у звітних періодах відповідно до дати їх сплати (категорія 104.08 Загальних інструкцій з розрахунку показників діяльності ФОП).

Таким чином, в залежності від хронології отримання доходу та понесення витрат, необхідно враховувати принцип пов’язаності між ними при заповненні типової форми обліку. Дані приклади демонструють різні сценарії пов’язаності витрат з отриманим доходом і вказують на необхідність враховувати цю залежність для правильного обліку і звітування.