Документы, которые работник предоставляет обязательно работодателю 

Для официального трудоустройство ФЛП должно получить от будущего сотрудника следующие документы:

• Паспорт или ID-карта 
• РНОКПП (ИНН): регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (или отметка об отказе от него в паспорте).
• Трудовая книжка или сведения о стаже: работник может предоставить бумажную трудовую книжку (если она до сих пор есть). До 10 июня 2026 года продолжается переходный период оцифровки бумажных книг и полный переход на электронные трудовые книжки. То есть бумажных книг уже не будет в обороте.
• Заявление о принятии на работу: пишется работником собственноручно или по шаблону. При увольнении – заявление на увольнение от работника.
• Дополнительные документы (при необходимости):

    ◦ Диплом или сертификат по образованию (если должность требует определенной квалификации).

    ◦ Медицинская справка/книга (для пищевой сферы, образования, медицины и т.п.).

    ◦ Документы о праве на льготы (инвалидность, ВПЛ, наличие детей для налоговой льготы).

Действия по военному учету

ФЛП-работодатель в 2026 году не обязан вести военный учет и представлять информацию в ТЦК, и для ФЛП отсутствуют штрафы за неведение такого учета.

Обязательные кадровые документы 

• Сообщение к ДПС. Перед началом работы нового сотрудника обязательно подается уведомление о принятии на работу в налоговую службу.

• Кадровые приказы: на принятие работника на работу, на увольнение, на смену окладов, на отпуска, командировки, премирования и т.п.. 

• Трудовой договор. Для ФЛП заключения трудового договора в письменной форме есть общим обязательным требованием. Хотя во время действия военного положения разрешена устная форма, специалисты настоятельно рекомендуют использовать письменную или электронную форму договора.

• График отпусков. Это обязательный документ, в котором должны быть зафиксированы все основные отпуска работников.

•  Табель учета использования рабочего времени. Обязателен для ежемесячного заполнения (типичная форма П-5).

• Документы об оплате труда. Необходимо хранить сведения о начислении и выплате заработной платы.

Документы, требуемые при проверке Гоструда

• Штатное расписание для ФЛП не строго обязательно по закону, но его наличие настоятельно рекомендуется для упорядочения работы и прохождения проверок Гоструда.

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Документ должен быть у каждого работодателя. Обычно их разрабатывают, если в ФЛП работает трое и более человек. ПВТР должны быть утверждены протоколом общего собрания трудового коллектива.

Дополнительные кадровые документы

• Должностные (рабочие) инструкции. Разрабатываются для каждой должности, указанной в штатном расписании. Они защищают работодателя от претензий работников по объему их обязанностей.

• Личная карточка П-2. По разъяснениям Гоструда, она больше не строго обязательнойОднако эксперты советуют продолжать ее ведение, поскольку закон требует вести учет отпусков, а П-2 является самым удобным инструментом для этого.

• Журналы регистрации. ФЛП должен вести журналы регистрации приказов (по кадровым вопросам длительного и временного хранения) и заявлений работников.

• Электронные трудовые книжки (ЭТК). В 2026 году идет переходный период оцифровки трудовых книжек (до 10 июня 2026 года). Бумажная книга может использоваться по желанию работника для внесения записей, но хранится у самого работника.

Сроки хранения кадровых документов:

 Приказы по личному составу (принятие, увольнение), Трудовые договоры, дополнительные соглашения 75 лет после увольнения работника.
Табели учета рабочего времени – 1 год (но лучше держать подольше на случай проверки). Графики отпусков – 1 год.