Как отразить расходы в типовой форме учета и Декларации

Представим расходы ФЛП на общей системе именно так, как их заносят в типовую форму учета доходов и расходов (табл. 1).

Таблица 1

Классификация затрат ФЛП-общесистемщика

Если ФЛП является плательщиком НДС, все расходы отражаются без НДС (пп. 177.4.3 НК).

Особо выясним условия признания некоторых видов затрат.

Какие расходы следует учитывать?

Перечень расходов, связанных с получением доходов ФЛП от хозяйственной деятельности на общей системе налогообложения, определяет пункт 177.4 Налогового кодекса Украины (ПК). Рассмотрим их поподробнее.

Материальные издержки:

В графе 6 типовой формы учета доходов и расходов следует записывать расходы по приобретению товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Они должны быть не только обязательно уплачены, но и связаны с доходом, полученным за день (согласно Порядку № 261).

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) следует признавать, если вы используете автомобиль исключительно в хозяйственной деятельности. Ведите соответствующий учет перевозок и списывайте ГСМ в соответствии с нормами. Помните о товарно-транспортных накладных и актах выполненных работ. Не рекомендуется списывать ГСМ для легковых автомобилей, поскольку установление связи их использования с хозяйственной деятельностью может быть проблематичным.

Если вы производили корректировку по возврату товара, не забудьте внести в графу 6 стоимость возвращенных ТМЦ со знаком “–”. Наличие других сделок в этот день не имеет значения.

Пример 1: Приобрели товар – продали

Предприниматель приобрел (уплатил) товары 04.01.2023 года. Он реализовал эти товары 27.01.2023 и получил денежную выручку. Поэтому расходы на приобретение ТМЦ следует показать 27.01.2023 - в день реализации этих товаров. Факт отгрузки товаров покупателю не важен в этом случае.

Пример 2: Получили аванс – приобрели товар – отгрузили

Предприниматель 18.01.2023 года получил аванс за товары, но на складе они еще не были. Товары были оплачены 19.01.2023, а получены и отгружены 22.01.2023 года. В этом случае:

– 01.2023 следует отразить аванс как доход, поскольку он был получен;

– в этот день нельзя отражать расходы, поскольку они еще не были уплачены;

– 01.2023 года следует отражать расходы по приобретению товаров, то есть стоимость приобретенных товаров. Графа 2, указывающая доход за этот день, может остаться пустой, поскольку ГНС не возражает против этого (Общие инструкции по учету доходов и расходов, категория 104.08).

Пример 3: ФЛП вернули товар

25.01.2023 предпринимателю вернули товары, которые он ранее реализовал. В графу 6 типовой формы учета доходов и расходов следует внести стоимость возвращенных товаров со знаком "-".

Расходы на оплату труда:

При отражении расходов на оплату труда следует учитывать не только чистые суммы, но и грязные суммы, то есть суммы, включающие НДФЛ и военный сбор, уплачиваемые при выплате заработной платы.

Зарплату за вторую половину месяца обычно выплачивается не в текущем, а в следующем месяце. Поэтому сумма заработной платы, указанная в типовой форме учета доходов и расходов может отличаться от суммы заработной платы, указанной в Налоговом расчете. Это может быть обусловлено тем, что в типовую форму учета доходов и расходов и Декларации сумма заработной платы вносится на основании факта ее выплаты, тогда как в приложении 4ДФ к Налоговому расчету сумма заработной платы отражается на основании факта начисления. Разногласия в этих суммах являются обычной практикой и не нарушают правила учета расходов для предпринимателей, облагаемых налогом по общей системе налогообложения. В случае, если в текущем месяце нет доходов, графу 2 типовой формы можно оставить пустой, и в таком случае не рекомендуется отражать расходы на заработную плату. Хотя Процедура № 261 и Налоговый кодекс не запрещают прямо отражать расходы на заработную плату в такой ситуации, Государственная налоговая служба может возразить против этого (Общие инструкции по учету доходов и расходов, категория 104.08). Однако это не означает, что предприниматель не имеет права отражать расходы по заработной плате в таких месяцах. Эти расходы могут быть отражены в следующем месяце, когда будут доходы по графе 2.

Пример: Выплатили заработную плату

У предпринимателя в январе 2023 года не было доходов. 13.01.2023 он выплатил заработную плату работникам за первую половину января, а 01.02.2023 года - за вторую половину января. Денежные доходы уже поступили в феврале 2023 года.

Следовательно, в январе аванс по заработной плате не отражается в графе 7 типовой формы. Он будет отражен 01.02.2023 вместе с заработной платой за вторую половину февраля.

Расходы на уплату налогов

В расходы ФЛП может включить суммы налогов, сборов, связанных с производством хозяйственной деятельности (п. 177.4 ТК). Какие налоги признавать, а какие нет, приведем в Таблицы 2.

Таблица 2

Расходы на уплату налогов

НДФЛ и военный сбор с наемных работников вместе с зарплатой попадают в графу 7 типовой формы учета доходов и расходов.

Большинство уплаченных налогов попадает в графу 8. НДС предприниматель-неплательщик отражает в тех графах, к которым относятся эти расходы (это может быть графа 6 или 8).

Расходы на амортизацию

Предприниматель, зарегистрированный как Физическое лицо-предприниматель (ФЛП), имеет право включать в свои расходы амортизационные отчисления. Это важно для уменьшения чистого налогооблагаемого дохода. Отчисления амортизации следует начислять только за основные средства и нематериальные активы, приобретенные после 1 января 2017 года (согласно письму налоговой службы от 29.06.2017 № 894/О/99-99-13-01-02-14/ИПК). Амортизация применяется к следующим видам затрат:

– расходы на приобретение основных средств и нематериальных активов.

– расходы на самостоятельное изготовление, реконструкцию, модернизацию и другие виды улучшения основных средств, за исключением текущего ремонта. 

Не подлежат амортизации и полностью включаются в состав расходов отчетного периода расходы по проведению текущего ремонта и ликвидацию основных средств (в части остаточной стоимости).

При начислении амортизации следует соблюдать следующие правила:

– Начислять амортизацию ежемесячно прямолинейным методом.

– использовать минимальные сроки амортизации согласно подпункту 177.4.9 Налогового кодекса Украины.

– Начинать начислять амортизацию со следующего месяца после ввода в эксплуатацию (согласно письму налоговой службы от 25.07.2017 № 16192/6/99-99-13-01-02-15).

– Не начислять амортизацию на основные средства, указанные в восьмом – десятом подпункте 177.4.6 Налогового кодекса Украины, такие как земельные участки, объекты жилой недвижимости и легковые автомобили.

– Не начислять амортизацию на основные средства стоимостью 20 000 гривен и менее, поскольку они считаются малоценными необоротными материальными активами и относятся к материальным затратам согласно графе 6 типовой формы учета. Однако основные средства продолжают амортизировать в налоговом учете, даже если их остаточная балансовая стоимость не превышает 20 000 гривен.

Пример 1:

15.02.2023 предприниматель приобрел для использования в хозяйственной деятельности тахеометр стоимостью 27 000 гривен. В этом же месяце ввел его в эксплуатацию, издав приказ и установив срок полезного использования на пять лет.

Согласно этим данным, амортизацию начинают начислять с марта. Сумму расходов на амортизацию рассчитывают по формуле: 27 000 гривен ÷ (5 × 12) = 450 гривен. Таким образом, начисленная амортизация на 31.03.2023 составляет 450 гривен, независимо от того, был ли в этом месяце доход.

Относительно других расходов законодательство не требует, чтобы в день их признания обязательно был доход по графе 2. Поэтому расходы можно признавать полностью в случае их уплаты. Например, расходы на оплату коммунальных услуг, связанных с арендованным помещением или помещением, используемым исключительно в хозяйственной деятельности, могут быть включены в другие расходы (графа 8), поскольку такие расходы косвенно относятся к хозяйственной деятельности (Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" категория 104.05).

Пример 2:

Предприниматель 20.02.2023 оплатил коммунальные услуги, такие как электроэнергия, водоснабжение, отопление и вывоз мусора. Несмотря на то, что в этот день не было доходов, предприниматель признал эти расходы полностью 20.02.2023 г. в составе других расходов (графа 8).

Каким документом подтвердить понесенные расходы

Для подтверждения понесенных расходов следует использовать подтверждающие документы, в частности перечисленных документов, таких как подоходный кассовый ордер (вместе с квитанцией к нему), платежное поручение, квитанция, фискальный чек РРО, акт выполненных работ или оказанных услуг, есть еще несколько документов, подтверждающих факт уплаты средств.

В случае, если зарплату выдавали наличными, подтверждением платежа может служить расходный кассовый ордер с расчетно-платежной ведомостью. 

Также банковская выписка является важным документом, поскольку она содержит информацию об оплате расчетно-кассового обслуживания.

В случае бартерных операций, которые можно проводить общесистемными предприятиями, платежные документы могут отсутствовать. В таких случаях для подтверждения проведения операций понадобятся договоры, накладные и другие соответствующие документы.

Необходимо иметь в виду, что накладные и счета-фактуры не являются подтверждающими документами для признания расходов в графе 5 типовой формы учета доходов и расходов.

Учитывая вышесказанное, обеспечение надлежащего подтверждения понесенных расходов является важным аспектом налогового учета и включение их в соответствующие разделы отчета о прибылях и расходах.