Основним документом, що регулює вимоги до «первинки», є стаття 44 Податкового кодексу України (ПКУ), яка зобов’язує платників податків вести облік доходів і витрат на підставі первинних документів.

Основний пакет документів для ФОП включає:

• Для підтвердження доходів: банківські виписки (найнадійніший документ для безготівки), договори з контрагентами, акти наданих послуг або виконаних робіт, фіскальні чеки РРО/ПРРО.

• Для підтвердження витрат та походження товару (стосується ФОП, які зобов’язані вести облік товарних запасів): видаткові та товарно-транспортні накладні, акти закупівлі (якщо товар куплено у фізосіб), митні декларації (для імпорту) та фіскальні чеки від постачальників.

Облік товарних запасів: 

• Хто зобов’язаний вести: ФОП на загальній системі, платники ПДВ, а також «єдинники», які торгують «ризиковими» товарами: технічно складними побутовими товарами (електроніка), лікарськими засобами, ювелірними виробами та підакцизними товарами.

• Вимоги: такі підприємці повинні мати опис залишку товарів на початок обліку та первинні документи на кожне надходження товару безпосередньо у місці продажу.

Строки та правила зберігання

• Мінімальний строк: становить 1095 днів (3 роки) з дня подання звітності, для якої ці документи використовувалися.

• Особливі строки: документи щодо операцій із нерезидентами зберігаються 1825 днів (5 років), а щодо трансфертного ціноутворення — 2555 днів (7 років).

• Електронний формат: дозволяється вести облік в електронній формі, якщо документи доступні для перегляду та копіювання контролюючими органами.

📌 Штрафи за відсутність документів: 

• перше порушення — 1020 грн, 
• повторне протягом року — 2040 грн. 

Якщо не відповісти на запит ДПС, штраф — приблизно одна мінімальна зарплата.

За відсутність документів на «ризикові» товари (техніка, ліки, ювелірні вироби) можуть оштрафувати на 100% вартості всього товару.

Відновлення та втрата документів 

Якщо документи втрачено (зокрема через пожежу чи крадіжку), ФОП зобов’язаний:

• Письмово повідомити ДПС протягом 5 днів.
• Відновити документи протягом 90 календарних днів.

Особливі умови під час війни: для ФОП, які діяли на територіях активних бойових дій або окупованих територіях і втратили документи, передбачено спеціальний порядок підтвердження даних звітності без застосування штрафів за умови неможливості їх вивезення чи відновлення.