За яких умов визнаються витрати

Визнання витрат підприємців відрізняється від звичайного бухгалтерського обліку підприємств. Це пов’язано з тим, що доходи визнаються на основі отриманої оплати згідно з Податковим кодексом України (ПК). Для визнання витрат податковою службою (ДПС) вимагається дотримання шести умов.

Перша умова полягає в тому, що витрати повинні бути прямо зазначені в переліку в пункті 177.4 ПК. ДПС вважає перелік буквальним, тому якщо витрати відсутні в цьому переліку, вони не можуть бути визнані. Наприклад, витрати на послуги з ведення бухгалтерського обліку не зазначені в переліку, тому ДПС не визнає їх витратами, навіть якщо за такі послуги укладено договір цивільно-правового характеру (лист ДПС від 07.06.2017 № 517/С/99-99-13-01-02-14/ІПК).

Друга умова полягає в тому, що витрати повинні безпосередньо пов’язуватись з господарською діяльністю ФОП та з кодами Класифікатора видів економічної діяльності (КВЕД), які вказані підприємцем під час реєстрації. Господарською діяльністю ФОП вважається діяльність, яка відповідає зазначеним кодам КВЕД, що можна переглянути у Єдиному державному реєстрі. Якщо витрати неможливо пов’язати з такими видами діяльності, їх не можна визнати, поки не внесені зміни до Єдиного державного реєстру через реєстратора. У Декларації витрати та доходи також подаються за кодами КВЕД (п. 177.2 ПК).

Важливо відзначити, що витрати мають бути зроблені для отримання доходу звітного періоду. Це означає, що витрати можуть визнаватись лише у випадку наявності доходу. Якщо в звітному періоді відсутній дохід, то й витрати не можуть бути визнані. Вартість реалізованих товарів включається до складу витрат лише після того, як ФОП отримає оплату за ці товари у грошовій або натуральній формі.

Четверта умова стосується документального підтвердження витрат. Це означає, що всі витрати повинні мати належне документальне підтвердження. Витрати, які не супроводжуються документами, не можуть бути визнані (п. 177.2 і 177.10, пп. 177.4.5 ПК).

П’ята умова полягає в тому, що витрати мають бути фактично сплачені. Наприклад, вартість реалізованих товарів може бути визнана лише у випадку, якщо покупець вже оплатив їх постачальнику (пп. 6 п. 1 розд. ІІ Порядку № 261).

Остання, шоста умова стосується відображення витрат у типовій формі обліку доходів і витрат. Фактично, це накопичувальна відомість або регістр обліку доходів і витрат підприємця. На основі цієї форми підприємець складає Декларацію. Важливо дотримуватися встановленої форми обліку, оскільки неправильне заповнення може призвести до штрафу (п. 177.10 ПК).

Тому, щоб оптимально визнати витрати підприємця, необхідно одночасно дотримуватися всіх шести умов: витрати повинні бути зазначені в переліку ПК, пов’язані з зареєстрованими видами діяльності та відповідними кодами КВЕД, здійснені для отримання доходу звітного періоду, підтверджені документально, фактично сплачені та внесені до типової форми обліку доходів і витрат.

Зверніть увагу, що виконання всіх цих умов є важливим для забезпечення правильності бухгалтерського обліку та уникнення можливих податкових ризиків. Організований та документований облік витрат є важливим елементом управління фінансовою діяльністю підприємця.

Крім вимог, пов’язаних з визнанням витрат, варто також пам’ятати про правила оподаткування, які стосуються ФОПів. Наприклад, необхідно вчасно подавати декларації про доходи та сплачувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Податкова система може бути складною, тому рекомендується звернутися до фахівців або консультантів з питань податків, якщо у вас виникають сумніви або потреба в додатковій інформації.

Загальною метою правильного визнання витрат підприємця є забезпечення справедливого та відповідного оподаткування, а також збереження документальної бази для аудиту та перевірок з боку податкових органів.