Документи, які працівник надає обовʼязково роботодавцю 

Для офіційного працевлаштування ФОП має отримати від майбутнього співробітника такі документи:

• Паспорт або ID-картка 
• РНОКПП (ІПН): реєстраційний номер облікової картки платника податків (або відмітка про відмову від нього у паспорті).
• Трудова книжка або відомості про стаж: працівник може надати паперову трудову книжку (якщо вона досі є). До 10 червня 2026 року триває перехідний період оцифрування паперових книжок і повний перехід на електронні трудові книжки. Тобто паперових книжок вже не буде в обороті.
• Заява про прийняття на роботу: пишеться працівником власноруч або за шаблоном. При звільненні –  заява на звільнення від працівника.
• Додаткові документи (за потреби):

    ◦ Диплом або сертифікат про освіту (якщо посада вимагає певної кваліфікації).

    ◦ Медична довідка/книжка (для харчової сфери, освіти, медицини тощо).

    ◦ Документи про право на пільги (інвалідність, ВПО, наявність дітей для податкової пільги).

Дії щодо військового обліку

ФОП-роботодавець у 2026 році не зобов’язаний вести військовий облік і подавати інформацію в ТЦК, і для ФОП відсутні штрафи за неведення такого обліку.

Обов’язкові кадрові документи 

• Повідомлення до ДПС. Перед початком роботи нового співробітника обов’язково подається повідомлення про прийняття на роботу до податкової служби.

• Кадрові накази: на прийняття працівника на роботу, на звільнення, на зміну окладів, на відпустки, відрядження, преміювання тощо. 

• Трудовий договір. Для ФОП укладання трудового договору у письмовій формі є загальною обов’язковою вимогою. Хоча під час дії воєнного стану дозволена усна форма, фахівці наполегливо рекомендують використовувати письмову або електронну форму договору.

• Графік відпусток. Це обов’язковий документ, у якому мають бути зафіксовані всі щорічні основні відпустки працівників.

•  Табель обліку використання робочого часу. Обов’язковий для щомісячного заповнення (типова форма П-5).

• Документи про оплату праці. Необхідно зберігати відомості про нарахування та виплату заробітної плати.

Документи, які вимагає при перевірці Держпраці

• Штатний розпис для ФОП не є суворо обов’язковим згідно із законом, але його наявність настійно рекомендується для впорядкування роботи та проходження перевірок Держпраці.

• Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Документ має бути у кожного роботодавця. Зазвичай їх розробляють, якщо у ФОП працює троє і більше осіб. ПВТР мають бути затверджені протоколом загальних зборів трудового колективу.

Додаткові кадрові документи

• Посадові (робочі) інструкції. Розробляються для кожної посади, що зазначена у штатному розписі. Вони захищають роботодавця від претензій працівників щодо обсягу їхніх обов’язків.

• Особова картка П-2. За роз’ясненнями Держпраці, вона більше не є суворо обов’язковою, проте експерти радять продовжувати її ведення, оскільки закон вимагає вести облік відпусток, а П-2 є найзручнішим інструментом для цього.

• Журнали реєстрації. ФОП повинен вести журнали реєстрації наказів (з кадрових питань тривалого та тимчасового зберігання) та заяв працівників.

• Електронні трудові книжки (ЕТК). У 2026 році триває перехідний період оцифрування трудових книжок (до 10 червня 2026 року). Паперова книжка може використовуватися за бажанням працівника для внесення записів, але вона зберігається у самого працівника.

Терміни зберігання кадрових документів:

 Накази з особового складу (прийняття, звільнення), Трудові договори, додаткові угоди  75 років після звільнення працівника.
Табелі обліку робочого часу – 1 рік (але краще тримати довше на випадок перевірки). Графіки відпусток – 1 рік.