О доходах и расходах: что должны знать владельцы ООО?

По окончанию года бухгалтеры составляют балансы и отчитываются о финансовых результатах. Иногда результаты шокируют владельцев: прибыль по бухгалтерской отчетности больше, чем реально денег на руках. Раскроем основное, что нужно знать владельцам предприятий на общей системе налогообложения, чтобы избежать такой ситуации.

Когда возникают доходы?

У предприятий на общей системе налогообложения доход возникает не тогда, когда зашли деньги от покупателя, а тогда, когда бухгалтер выписал документ, подтверждающий факт осуществления отгрузки товара или оказания услуг.

Например, ООО «Елка» 20 декабря 2018 г. отгрузила игрушки покупателю на сумму 5 тыс. грн. Оплату за эти игрушки ООО «Елка» получит лишь в январе 2019 года. Но доход возникнет у этого предприятия именно 20 декабря 2018 г. Или наоборот, ООО «Елка» получила аванс в размере 10 тыс. грн. в декабре 2018 г., а товар отгрузит по условиям договора в феврале 2019 г. Тогда и доход возникнет именно в феврале 2019 г.

Это сигнализирует владельцам о том, что надо понимать, когда возникают доходы, чтобы правильно спланировать расходы и оптимизировать уплату налогов.

Что можно отнести к расходам и когда они возникают?

В общем, расходы можно поделить на две категории.

Во-первых, это затраты, которые напрямую относятся к изготовлению или закупке товара/услуг, проданных в текущем месяце.
К таким расходам относятся:

• себестоимость товара, который купили и продали;
• себестоимость готовой продукции, которую изготовили и продали;
  себестоимость услуг, которые выполнили.

Также к прямым затратам относят заработную плату производственного персонала и амортизацию основных средств, на которых непосредственно изготавливают продукцию. Это может быть печь, в которой пекут хлеб, или станок, на котором клеят бумажные мешки.

Во-вторых, это косвенные издержки производства или офиса:

• аренда;
• транспорт;
• реклама;
• канцтовары;
• электроэнергия;
• заработная плата админ персонала, уборщиц, водителей;
• амортизация непроизводственных основных средств (например, компьютеров) и др.

Типичная ошибка: директор заплатил за товар 20 тыс. грн. в конце 2018 г. Он потратил деньги с расчетного счета, и считает, что у него появились расходы. Но если товар, предназначенный для продажи, будет лежать на складе, и продадут его только в следующем году, то сумму 20 тыс. грн. в расходы в 2018 г. отнести невозможно. Это ни первая, ни вторая категория расходов, о которых мы написали выше. Расходы возникнут только тогда, когда товар продадут.

Расходы обязательно должны быть связаны с получением дохода или обеспечением текущей деятельности предприятия. То есть, расходы возникают в период получения дохода, благодаря этим расходам у предприятия собственно и появляется доход.

Давайте теперь эти 20 тыс. грн. потратим по-другому. Купим компьютер для офиса. Это уже относится к расходам. Но спишем не всю сумму, а только часть, потому что компьютер принадлежит к основным средствам, которые амортизируются пропорционально сроку использования. Предположим, что по характеристикам компьютера срок его использования — 5 лет (это 60 месяцев).
20 тыс. грн.: 60 мес. = 333,33 грн.
Амортизация ежемесячно будет составлять 333,33 грн. Если компьютер приобрели в декабре 2018, то с 20 тыс. грн. на расходы 2018 г. мы спишем только 333,33 грн.

Чем доказать расходы?

Подтверждением расходов есть полученный документ, а не потраченные средства.
Скажем, ООО «Елка» арендует помещения. За ноябрь «Елка» еще не заплатила арендатору, но на руках у бухгалтера есть акт от 30 ноября 2018, так как услугу реально получили. Это общепроизводственные расходы. Денег не потратили, но на руках есть документ, поэтому по бухгалтерскому учету возникли расходы.

Весьма неприятную ошибку могут сделать начинающие бизнесмены, которые предоставляют услуги и привлекают подрядчиков. Возьмем для примера компанию «Ивент», которая организовывает банкеты и привлекает подрядные предприятия, делегируя им часть работы.
Компания «Ивент» предоставила услуги заказчику и подписала с ним акт на сумму 300 тыс. грн. от 31 октября 2018 г. В ноябре 2018 г. получила всю оплату и из нее 150 тыс. грн. заплатила своему подрядчику. Это значит, что эти 150 тыс. грн. должны входить в себестоимость работ октября, так как часть услуг на банкете исполнил именно подрядчик.
Но, если подрядчик предоставит акт в ноябре, а не октябре то 150 тыс. грн. уже нельзя включить в расходы, потому что их невозможно отнести к доходу, который возник в октябре.

На первый взгляд, вышеизложенное может показаться довольно сложным, но тщательно прочитав пару раз, все станет ясно. Обычно мы несколько раз объясняем нашим клиентам сложные моменты, чтобы было понятно, какими можно получить последствия в работе.

Что можно посоветовать владельцам:

1. Если у вас уже есть бухгалтер, задавайте ему много вопросов: откуда возникают доходы и затраты, как формируется прибыль. Вы и сами поймете больше, и заодно проверите своего бухгалтера на профессионализм.
2. Консультируйтесь с другими бухгалтерами, чтобы разобраться. Владельцу такие знания необходимы в любом случае, потому что это влияет на личные деньги.
3. Начинайте думать о результатах года раньше декабря и ноября — поскольку иногда бывает поздно.
4. Помните, что опытный бухгалтер может подсказать пути выхода из тяжелой ситуации, если вы уже в нее попали, советуйтесь с несколькими специалистами.